Minimalism

ミニマリストが書類をキレイに整理する5つの手順【断捨離してシンプル収納】

2022-01-22

ミニマリストが書類をどうやって整理してるのか知りたい!

ペーパーレス化が進んでいる今の世の中において、紙媒体の書類は不要なものがほとんどです。

 

ということで、この記事では僕が実際にやっている書類関連の整理術について、ご紹介していきます。

ミニマリストの書類をキレイに整理する5つの手順

法的効力のない書類を電子化する

まず以下のような法的に役に立たない書類は必要な情報だけを写真に撮りましょう。

不要な書類例

  1. 名刺
  2. 年賀状
  3. レシート
  4. 取扱説明書
  5. パンフレット
  6. 有効期限が過ぎた保証書
  7. 保管期限が過ぎた公的書類

名刺は写真を撮るだけで情報を抽出できるアプリなどがあるので、活用してみてください。

Eight - シェアNo.1名刺アプリ

Eight - シェアNo.1名刺アプリ

Sansan, Inc.無料posted withアプリーチ

また、レシートは家計簿アプリを活用してアプリに打ち込んでから捨てると後で困りません。

マネーフォワード ME - 人気の家計簿(かけいぼ)

マネーフォワード ME - 人気の家計簿(かけいぼ)

Money Forward, Inc.無料posted withアプリーチ

書類のPDF化を推奨している人も多いですが、文字が読めるように写真を撮るだけで十分です。

無駄にスキャナを買ったり、業者にデータ化の依頼をしたりしてお金を使うことはオススメしません。

また、家電などの取扱説明書はインターネットで検索すれば出てくるので写真を撮る必要もありません。

法的効力のない書類を捨てる

電子化が済んだ書類はどんどん捨ててしまいましょう。

 

ただし、個人情報が記載された書類は情報が読み取れないように、塗りつぶすかシュレッダーをかけるなどを行ってから捨てるようにしてください。

 

シュレッダーがない場合は、個人情報保護スタンプを使うとスムーズに目隠しができるのでオススメです。

また、年賀状や思い出のパンフレットなども基本的に捨てることをオススメします。

 

とはいえ、思い出への価値観は人それぞれなので、無理は禁物です。

 

この場合、少なからずクリアファイル1枚に収まる程度までは減らせるよう頑張ってみるのがいいでしょう。

 

逆に以下のような書類は法的効力を持つものなので、捨てないように注意してください。

必要な書類

  1. 保険証
  2. 年金手帳
  3. 事業経費の領収書
  4. 有効期限内の保証書
  5. 賃貸の契約関連書類
  6. 職場の契約関連書類
  7. 医療費の領収書(1年で10万円を超える場合のみ確定申告で控除を受けられます)

必要な書類を仕分けする

書類を捨てたら、あとは残った必要な書類を仕分けして、ファイルに収納していきます。

カード類の仕分け

無印良品のポリプロピレンカードホルダー
無印良品のポリプロピレンカードホルダー見開き

カード類はカード収納専用のカードケースファイルに入れて管理しましょう。

 

いろいろな商品がありますが、A4サイズのファイルにすると他ファイルの大きさと統一しやすいのでオススメです。

※僕が使っている無印良品のものは上記のYahoo!ショッピングのリンクからのみ購入できます。

 

また、カードケースファイルにカードを入れるときは、カテゴリーごとにまとめておくと管理しやすいです。

カテゴリー分け例

  1. 会員証関連
  2. 医療機関の診察券
  3. クレジットカード
  4. キャッシュカード

事業関連書類の仕分け

無印良品のフラットファイル
無印良品のフラットファイル見開き

確定申告の仕訳帳などのかさばりがちな書類は、フラットファイルを使って小分けにして管理しましょう。

 

ただし、フラットファイルは2穴のものがほとんどです。

 

穴あけパンチで穴をあけることになるので、穴を開けたくない書類は別の種類のファイルを検討してみてください。

※僕が使っている無印良品のものは上記のYahoo!ショッピングのリンクからのみ購入できます。

契約関連書類の仕分け

無印良品のポリプロピレンクリアホルダーサイドポケット
無印良品のポリプロピレンクリアホルダーサイドポケット見開き

賃貸契約の書類などは、カテゴリーごとにファイルを分けて保存しましょう。

 

火災保険など一定期間で書類が更新されるようなものがあるので、書類の移し替えがしやすいタイプのファイルに保管するのがオススメです。

ファイルを1箇所に収納する

無印良品のファイルセット

それぞれの書類の仕分けが終わったら、ファイルを1箇所にまとめて収納しましょう。

 

すべての書類をあわせても1つのファイルボックスに収まる程度まで減っているのが理想的です。

 

ちなみに僕が持っている書類関連は写真の通りすべてファイルボックス1つに収まっています。

一時保管用ファイルを用意する

書類整理自体はここまでで完了ですが、紙の書類というのは放っておくとどんどん増えてしまうものです。

 

なので、以降は定期的に書類の仕分けを行う必要があります。

 

都度やるのが理想的ではありますが、書類整理は結構スタミナを使いますよね。

 

溜まってきたら一気にやるほうが楽な場合が多いと思うので、一時的に保管しておく用のファイルを準備しましょう。

 

僕は普通のクリアファイルを使っています。

流れとしては以下です。

  1. 一時保管用のクリアファイルに書類を入れる
  2. 定期的にクリアファイルの中身を仕分けする
  3. 不要な書類を断捨離する

これをやることで、整理されたファイルがごちゃごちゃになるのを防ぎやすくなるはずです。

書類を断捨離してしっかり管理しよう

紙媒体の書類はかさばる割には使わないものがほとんどです。

 

書類整理のモチベーションがあがるおしゃれなファイルを購入して、一気に断捨離にチャレンジしてみてください。

  • この記事を書いた人

のねる

ミニマリストブロガー。節約して必要最小限のモノで楽しく生活するコツを発信中。より良くより少なくがモットー。

人気記事一覧

ミニマリストが2021年に買ったアイテム 1

2021年に買って生活の質が向上したオススメアイテムをメンズミニマリストの視点でご紹介します。

2

ミニマリストの僕が実際に捨てたものについてまとめていきます。断捨離で快適ライフを手に入れましょう。

3

リュックの中身は最小限のアイテムがベスト。メンズミニマリストのエブリデイキャリーをご紹介します。

4

特化しすぎたアイテムは使わずに放置されてしまうことが多いです。キッチンツールは1つで複数の役割ができる便利なアイテムを選択しましょう。

5

なかなか断捨離が進まないと悩んでいませんか?それは正しい手順が踏めていないことが原因かもしれません。断捨離にはうまく進めるための正しい手順とコツがあります。この記事では断捨離を成功させるテクニックをご紹介します。

-Minimalism